Het Luxemburgse beroepsgeheim verandert, een gedetailleerd overzicht

Het beroepsgeheim dat geldt  voor alle personen die in het Luxemburgse verzekeringswezen actief zijn, heeft door de wet van 27 februari 2018 een evolutie ondergaan en ligt nu op dezelfde lijn als het bankgeheim dat in Luxemburg van toepassing is.

Het houdt voortaan meer rekening met de evolutie van het digitale tijdperk en de structuur van groepen die over meerdere rechtsgebieden gespreid zijn.

Deze evolutie was wenselijk in het kader van de toenemende digitalisering van de sector, om een strikte vertrouwelijkheid te garanderen en toch rekening te houden met de behoeften van de cliënten.

Waarom een beroepsgeheim?

Het beroepsgeheim kwam tot stand op een vergelijkbare manier als het medische beroepsgeheim, waarbij de patiënt vertrouwelijke informatie aan zijn vertrouwensarts meedeelt. Op dezelfde manier moet de cliënt vertrouwelijke informatie van financiële aard aan zijn vertrouweling, zijn bankier of verzekeraar, meedelen.

Daarom werd voor banken en verzekeringsmaatschappijen ook een beroepsgeheim uitgewerkt, zodat de vertrouwelijkheid gegarandeerd blijft en een vertrouwensband te kan ontstaan tussen de cliënt en zijn verzekeringstussenpersoon, zijn bevoorrechte partner.

Het geheim is ook onmisbaar omwille van de intrinsieke eigenschappen van het verzekeringscontract, met name door de opstelling van de begunstigdenclausule, die soms gekend is door de begunstigden, maar niet altijd.

Door de digitalisering van de sector werd het echter noodzakelijk om het beroepsgeheim aan te passen, om zo het hoofd te bieden aan de nieuwe verwachtingen van de cliënten, voor wie OneLife nu al oplossingen biedt (aggregatoren, digitale onboarding, handtekening en elektronische documenten…).

Wat is dat, het beroepsgeheim?

In artikel 300 van de wet van 7 december 2015 betreffende de verzekeringssector, stelt het beroepsgeheim in het verzekeringswezen dat iedereen die in de verzekeringssector actief is, “verplicht de informatie die hem/haar wordt toevertrouwd in de uitoefening van zijn/haar mandaat of in het kader van zijn/haar professionele activiteit, geheim moet houden”.

Dat betekent dat alle gesprekken, schriftelijke documenten, persoonlijke gegevens en geheimen die door de verzekeringnemer, de verzekerde, de begunstigden en alle eventuele andere personen die naast de cliënt een rol spelen in de verzekeringsrelatie, geheim moeten worden gehouden en dat er een strikte vertrouwelijkheid geldt voor de professional die deze informatie ontvangt.

Het beroepsgeheim, en wat als deze geheimen toch worden bekendgemaakt?

Elke bekendmaking van informatie die door het beroepsgeheim beschermd wordt, met uitzondering van uitzonderingen die specifiek in de wet worden aangehaald, kan leiden tot de toepassing van de straffen die beschreven worden in artikel 458 van het Luxemburgse Strafwetboek. De mogelijke straffen zijn, naar analogie met het medische beroepsgeheim in het Strafwetboek, een gevangenisstraf van 8 dagen tot 6 maanden en een boete van 500 tot € 5 000.

Deze straffen zijn relatief streng, met de bedoeling personen te ontmoedigen om te raken aan een van de meest fundamentele verplichtingen in de verzekeringssector.

Het beroepsgeheim, voor wie?

Er zijn heel wat mensen die gebonden zijn door het beroepsgeheim in het verzekeringswezen, en het is van toepassing op alle professionals die een rol spelen in de verzekeringsrelaties, namelijk:

• Alle natuurlijke of rechtspersonen, die in Luxemburg gevestigd zijn en onderworpen zijn aan het toezicht van het CAA (Commissariat aux Assurances – Verzekeringscommissariaat) of een buitenlandse autoriteit voor de uitoefening van een verzekeringsactiviteit vanuit Luxemburg

Deze ruime formulering omvat uiteraard de verzekeringsmaatschappijen, maar ook verzekeringsmakelaars, verzekeringsagenten, dochters van buitenlandse verzekeringsmaatschappijen…

• De directeurs en leden van de directie- en toezichtorganen
• De chefs en werknemers van voornoemde natuurlijke en rechtspersonen
• De professionals in de verzekeringssector die in moeilijkheden zitten en de genoemde personen, om de situatie recht te trekken

Het beroepsgeheim, een territoriumgebonden en tijdelijk toepassingsgebied?

Het beroepsgeheim is van toepassing op alle verzekeringsactiviteiten die worden uitgeoefend, in het Groothertogdom Luxemburg, of vanuit dit land in de vorm van een vrije dienstverlening.

Een werknemer van een verzekeringsmaatschappij die een cliënt of partner in het buitenland ontmoet, is bijgevolg bijvoorbeeld ook gebonden aan dit beroepsgeheim.

Bovendien bepaalt alinea 10 van artikel 300 van de wet van 27 februari 2018 dat “een overtreding van het beroepsgeheim standhoudt, zelfs als de opdracht, het mandaat of de tewerkstelling in of uitoefening van het beroep beëindigd is”, oftewel dat elke bekendmaking van informatie strafbaar blijft, zelfs indien de persoon niet langer in de sector actief is!

Het beroepsgeheim, de uitzonderingen die bestonden vóór 27 februari 2018

De uitzonderingen die beschreven werden in de wet van 1991 werden overgenomen, zoals beschreven in de wet van 2015 betreffende de verzekeringssector. Dit gaat hoofdzakelijk om het volgende:

1. Bekendmaking van informatie is toegestaan of wordt opgelegd door een wettelijke bepaling (bijvoorbeeld aangifte volgens de algemene aangiftenorm of Norme Commune de Déclaration)
2. Uitvoering te goeder trouw van de engagementen die uit het verzekeringscontract voortvloeien
3. Preventie of repressie van fraude (bijvoorbeeld aangifte van vermoedens in het kader van de bestrijding van witwaspraktijken)
4. Verstrekking van informatie aan de reguleringsautoriteiten in de sector binnen de Europese Unie, indien de plaatselijke wetgeving een gelijkaardig beroepsgeheim voorziet als dat in Luxemburg
5. Verstrekking van informatie aan de aandeelhouders en vennoten van de verzekeringsmaatschappij, om een “gezond en voorzichtig beheer” van de verzekeringsmaatschappij te waarborgen
6. Uitwisseling van informatie tussen verzekeringsmaatschappijen, personen die actief zijn onder het statuut van professional in de verzekeringssector (Professionnel du Secteur des Assurances of PSA), Luxemburgse dochters van de buitenlandse PSA’s en personen die actief zijn onder het statuut van professional in de financiële sector (Professionnel du Secteur Financier of PSF), indien deze informatie wordt verstrekt in het kader van een serviceovereenkomst (bijvoorbeeld een zakelijke overeenkomst tussen een PSA en een verzekeringsmaatschappij)
7. Verstrekking van informatie aan herverzekeraars en medeverzekeraars
8. Verstrekking van informatie tussen entiteiten die horen bij een financieel conglomeraat, maar enkel voor informatie die later moet aangegeven worden bij een toezichthoudende autoriteit

Verstrekking van informatie aan in Luxemburg erkende makelaars, voor gegevens betreffende de cliënten voor wie de makelaar als tussenpersoon heeft opgetreden

De nieuwe bepalingen en uitzonderingen die op het beroepsgeheim van toepassing zijn

Er zijn nieuwe uitzonderingen die hun intrede doen, terwijl andere geherformuleerd worden, om:

• het beroepsgeheim in het verzekeringswezen te stroomlijnen met het bankgeheim
• een externalisatie binnen de financiële groepen mogelijk te maken
• in te spelen op de nieuwe verwachtingen van de cliënten op het vlak van digitalisering

en ondertussen de vertrouwelijkheid en het vertrouwen dat men in de verzekeraar, makelaar of PSA in Luxemburg als vertrouweling van de cliënt heeft, te handhaven.

Deze nieuwe uitzonderingen zijn:

1. Een nieuwe uitzondering die van toepassing op herverzekeraars, pensioenfondsen, hun werknemers en managers
2. Een uitbreiding van de uitzondering die bestaat voor verzekeraars, PSA’s en PSF’s. Voortaan wordt elke entiteit die in Luxemburg gevestigd is en geregeld wordt door de CAA, CSSF of BCE opgenomen in het uitzonderingsgebied, zodra er sprake is van een serviceovereenkomst tussen de twee entiteiten
3. De onderaannemer die een dienst verleent die wordt verstrekt door een gereguleerde Luxemburgse entiteit, is dus onderworpen aan het beroepsgeheim of een vertrouwelijkheidsovereenkomst zodra de cliënt zich akkoord heeft verklaard met de onderaanneming, het type informatie dat wordt overgemaakt en het land van vestiging van de onderaannemers
4. Een verduidelijking met betrekking tot het verstrekken van informatie tussen entiteiten die behoren tot een financieel conglomeraat, in het kader van een aangifte aan de Europese autoriteiten
5. De mogelijkheid om informatie te verstrekken binnen de groep om de geconsolideerde risico’s te beoordelen of voor de berekening van geconsolideerde prudentiële ratio’s

De wet voorziet ook dat de bepalingen van artikel 300 betreffende het beroepsgeheim gelden, “onverminderd de gewijzigde wet van 2 augustus 2002 betreffende de bescherming van personen in het kader van de verwerking van persoonsgegevens”.

Dit betekent dat de verstrekte informatie aan het beroepsgeheim onderworpen is, maar óók aan de bescherming van persoonsgegevens, die vanaf 25 mei 2018 verandert, wanneer het Algemeen Reglement op de Gegevensbescherming (General Data Protection Regulation of GDPR) in voege treedt.

De uitzondering die in punt 3 wordt vermeld, is de interessantste, maar zal wellicht ook het vaakst gecontroleerd worden. Aan de hand van deze uitzondering zullen we kunnen inspelen op de nieuwe behoeften van de cliënten en ondertussen ook, middels het plaatselijke beroepsgeheim of een vertrouwelijkheidsovereenkomst, de vertrouwelijkheid van informatie en het gebruik ervan in alle vertrouwen vanwege de onderaannemer kunnen garanderen.

OneLife staat ter beschikking voor eventuele vragen van partners en cliënten met betrekking tot hun verplichtingen en rechten in het kader van het beroepsgeheim of de vertrouwelijkheid van gegevens.

Article door  Jean-Nicolas Grandhaye, Corporate Counsel bij OneLife